Das „Gespräch mit dem Chef“

Das Gespräch mit dem Chef ist eine Situation vor der viele Menschen zurück schrecken und sogar Angst haben.

Für ein solches Gespräch gibt es oftmals viele gute Gründe. Diese unterscheiden sich in der Regel davon, ob der Mitarbeiter oder aber der Chef dieses Gespräch initiiert und einberufen hat. Bei Mitarbeitern gehen diese z.B vom Bewerbungsgespräch, Arbeitsbelastung über bessere Entlohnung bis hin zu Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Auf Seiten des Chefs gibt es ebenso zahlreiche Gründe für ein derartiges Gespräch beispielsweise Änderung von Arbeitsabläufen, Versetzungen, Umstrukturierungen, oder gar Kritik am Arbeitsverhalten des Arbeitnehmers und viele weitere mehr.

Ganz gleich welche der beiden Varianten der Fall ist, so löst ein Gespräch mit dem Chef bei vielen Menschen im Vorfeld großes Unbehagen und Unsicherheit aus,

besonders jedoch wenn das Gespräch vom Chef einberufen wird und es sich dabei um ein Kritik Gespräch handelt. Schließlich hat der Chef in den meisten Fällen viel mehr Erfahrung in dieser Art von Gesprächen und ja oftmals auch die bessere Verhandlungsposition im Rahmen der Hierachie inne. Dieses Unbehagen und die Unsicherheit verhindern oft, dass man sich entsprechend in diesem Gespräch erfolgreich positionieren kann.

Zweifelsfrei ist es also sinnvoll, sich auf ein entsprechendes Gespräch möglichst gut vorzubereiten, um nicht übervorteilt zu werden, oder seine eigene Position, vielleicht auch sein eigenes Anliegen gut darstellen und vertreten zu können und nicht im Gespräch improvisieren zu müssen. Denn nur so sind Sie dann auch in der Lage, in Ruhe ihre Argumente und Erwartungen darzulegen und zu formulieren, und Missverständnisse zu vermeiden.

Ziel definieren und Argumente sammeln

Halten Sie sich hierzu als erstes das Ziel des Gespräches vor Augen. Wenn Sie das Gespräch ins Leben gerufen haben sollte dies nicht allzu schwer sein, aber auch wenn das Gespräch von Seiten Ihres Chefs anberaumt wurde, ist es wichtig zu wissen, welchem Ziel es wohl dienen soll. Denn nur wenn Sie wissen was das Ziel dieses Gespräches sein soll, haben Sie auch die Möglichkeit das Gespräch und die Verhandlung auf genau dieses Ziel auszurichten. Hierbei hat es sich als sinnvoll heraus gestellt sich im Vorfeld eine Liste mit Stichpunkten und ggf. Argumentationen anzufertigen, die Ihre Sicht der Dinge oder Ihr Ziel stützen und untermauern. Nur zu oft vergisst man sonst im Gespräch aufgrund der Aufregung den einen oder anderen wichtigen Punkt. Machen Sie sich hierbei ruhig in beide Seiten Gedanken, sowohl pro als auch contra, denn nur so können Sie ggf. auch angemessen auf Gegenargumente reagieren und Sie haben sich im Vorfeld mit Pro und Contra Argumenten gedanklich beschäftigt.

Achten Sie vor allem bei Ihrer Argumentation darauf, dass Sie Ihre eigenen Leistungen und die Vorteile für Ihren Arbeitgeber und somit Chef heraus stellen. Denn Ihren Chef interessieren Ihre privaten Beweggründe wie „Ich muss noch ein Auto abbezahlen“ weniger als wenn er erkennt welcher Nutzen für Ihn aus einem Zugeständnis oder einer Vereinbarung entsteht.

Sie müssen sich also in der Vorbereitung des Gespräches bereits fragen, wie sie optimal herüber bringen und transportieren können, welchen Vorteil Ihr Chef vom Ergebnis der Verhandlungen hat. Diese Liste mit Stichpunkten sollten Sie dann im tatsächlichen Gespräch auch nicht gleich am Anfang komplett auflisten, sondern sich je nach der Entwicklung des Gespräches immer einige Punkte zurück halten um dann weiter gut argumentieren zu können und nicht in den ersten Minuten Ihr komplettes Pulver verschossen zu haben. Zudem wird Ihr Chef ansonsten wohl möglich von der Fülle Ihrer Argumente am Anfang des Gespräches förmlich erschlagen und es finden nur noch wenige tatsächlich gute Argumente aufgrund der Vielzahl bei Ihrem Chef Berücksichtigung.

Diese Liste verschafft dem Gespräch Struktur und fungiert als Leitfaden für die Verhandlung, minimiert das Risiko von überraschenden Wendungen im Gespräch und  verschafft Ihnen Sicherheit.

Weitere vorbereitende Gedanken

Über folgende Dinge sollten Sie sich ebenfalls im Vorfeld Gedanken machen und diese ggf. zu Ihrer eigenen Erinnerung schriftlich fixieren.

• Inhalt des Gespräches
• Was sind die minimalen, was die maximalen Ziele?
• Was sollten Sie vermeiden?
• Welche Reaktionen sind denkbar?
• Welches Ziel verfolgt ihr Chef?
• Bei welchen Punkten kann es zu Konflikten kommen?
• Wie kann ich mein Anliegen oder meine Position gut deutlich machen?
• Wie kann ein gemeinsames Ziel formuliert werden?
• Werden weitere Informationen (z.B Kopien etc.) benötigt?

Schauen Sie sich all Ihre Notizen und Stichpunkte vor dem Gespräch noch einmal in Ruhe an und nehmen Sie diese mit ins Gespräch. Beginnen Sie frühzeitig sich die obigen Gedanken und Notizen zu machen und nicht erst kurz vor dem Gesprächstermin.

Mit Ruhe in das Gespräch gehen

Versuchen Sie möglichst ruhig und gut ausgeschlafen in das Gespräch zu gehen, damit Sie möglichst konzentriert und nicht fahrig sind und wirken und damit Ihrem Gegenüber möglicher- und fälschlicherweise Gleichgültigkeit und Desinteresse  vermitteln. Außerdem vermeiden Sie so, dass Ihnen wichtige Punkte wohlmöglich entfallen und Ihre Argumentation so Schwachstellen aufweisen kann.

Vielen Menschen hilft es z.B ein Entspannungsverfahren wie z.B die progressive Muskelrelaxation nach Jacobsen anzuwenden, welche man ebenfalls als 2 Minuten Übung machen kann, und diese somit noch kurz vor dem Gespräch problemlos anwendbar ist. Diese hilft Stress und Anspannung zu lösen und fördert die Entspannung. Anleitungen zu entsprechenden Verfahren und Übungen finden Sie vielfältig im Internet.

Im Gespräch Ruhe walten lassen

Versuchen Sie unbedingt auch innerhalb des Gespräches ruhig und sachlich zu bleiben, auch selbst dann, wenn Ihr Chef wohl möglich laut wird, oder Sie sich ungerecht behandelt fühlen. Begeben Sie sich nicht auf das selbe Niveau und glänzen Sie mit Ruhe und besonnenem Umgang. Im Zweifelsfall grenzen Sie sich ab, indem Sie das Gespräch abbrechen.

Wenn es eng wird, Pause tut gut

Haben Sie das Gefühl in die Enge getrieben zu werden oder die Verhandlung läuft nicht so wie ursprünglich geplant, dann kann eine kurze Pause sehr hilfreich sein, indem Sie sich z.B kurz auf die Toilette zurück ziehen. Zum einen können Sie so die Dynamik aus dem Gespräch und sich selbst für einen Augenblick heraus nehmen, was Ihnen Zeit zum Nachdenken und ggf. die Möglichkeit für eine neue Strategie ermöglicht.

Mit Minimalziel in das Gespräch gehen

Gehen Sie erst einmal mit dem von Ihnen im Vorfeld festgelegten Minimalziel in das Gespräch. Anhand des Gesprächsverlaufes können Sie schauen ob und wie Sie am besten das Ziel erweitern können. Bei Ihrem Gegenüber wird so am Anfang des Gespräches so auch keine direkte ablehnende Haltung provoziert, welche vielleicht das Resultat wäre wenn Sie mit dem Maximalziel starten würden.

Umgang mit Gefühlen während des Gespräches

Schlucken Sie ihre Gefühle auf keinen Fall herunter, aber lassen Sie sich von ihnen auch nicht steuern. Versuchen Sie Ihre Gefühle höflich zu zeigen denn es ist Ihr gutes Recht zu zeigen wie es Ihnen gerade geht, jedoch vermeiden Sie impulsive Gefühlsausbrüche.

Weitere hilfreiche Tipps

Versuchen Sie wertschätzend in das Gespräch zu gehen. Beide Seiten verfolgen ihre eigenen Ziele und Wertschätzung auf beiden Seiten erhöht die Chance dass beide Seiten ein zufriedenstellendes Ergebnis erreichen.

Unterbrechen Sie Ihr Gegenüber nicht und halten Sie keine langen Monologe, erwarten Sie dies aber auch von Ihrem Chef. Nur so ist ein vernünftiger Austausch von Argumenten überhaupt möglich.

Formulieren Sie Ihre Argumente so, dass Ihr Gegenüber diese auch genau so versteht, wie diese gemeint sind und Sie nicht aneinander vorbei reden. Untermauern Sie Ihre Argumente ggf. zum besseren Verständnis anhand von Beispielen so, dass diese unmissverständlich sind.

Autor: Andreas Herff, Heilpraktiker für Psychotherapie
Thema: Gespräch mit dem Chef
Webseite: http://www.praxis-herff.de