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Es gibt viele Gründe, warum Projekte scheitern oder nur mit viel Mühe zu einem gerade noch zufriedenstellenden Abschluss kommen. In der Regel ist das verbunden mit Kostenüberschreitungen, Stress und schlechter Stimmung im Unternehmen. Die überträgt sich im schlimmsten Fall noch auf das nächste Projekt.

projektmanagement

Erfolgreiche Abläufe, die eine gute Atmosphäre in der Belegschaft schaffen, weisen unter anderem folgende Merkmale auf: Sie sind klar strukturiert, besitzen eine genaue Verantwortung-Zuweisung und eine transparente Kommunikationskultur.

Von der Definition bis zum Rückblick

Unter Projektmanagement versteht die Wirtschaftswissenschaft die Abstimmung aller Elemente, die zum erfolgreichen Abschluss des Auftrages beitragen. Dabei geht es um Definition und Planung, Steuerung und Koordination aller erforderlichen Faktoren. Gutes Projektmanagement optimiert Organisation und Teamarbeit gleichermaßen und unterscheidet in der Regel vier Phasen. Die Definition analysiert Sach-, Kosten- und Terminziele. Die Planung bestimmt Team und Leitung, beschreibt Teilaufgaben und Arbeitsschritte. Bei der Durchführung überwacht der Teamleiter den Verlauf, kontrolliert und überarbeitet - falls nötig - den Projektplan. Vierter und letzter Schritt ist der Abschluss mit einem kritischen Rückblick auf Planung, Ablauf und Konfliktlösung. Dieses Fazit enthält Verbesserungspotenzial für den nächsten Auftrag. Gutes Projektmanagement sorgt dafür, dass alle Beteiligten sich auf ihre Arbeit konzentrieren - und nicht auf Schuldzuweisungen an Andere, weil es nicht gut läuft. Gutes Projektmanagement sorgt für kreative Arbeitsatmosphäre, vorzeigbare Ergebnisse und einen guten Ruf des Unternehmens. Und der wiederum bringt lukrative, spannende neue Aufträge ins Haus.

Von Tools bis zu Kernkompetenzen

projekt teambesprechung

Natürlich sind es in erster Linie die Qualitäten der Team-Mitglieder und der Leitung, die über den Erfolg des Projekts mitentscheiden. Doch es gibt Tools, die bei zielgenauem Einsatz zum Erfolg beitragen. Sie unterstützen Kommunikation und Arbeitsteilung, verfolgen Arbeitsablauf und Budgeteinsatz, identifizieren rechtzeitig Risiken und Probleme. Bei richtigem Einsatz erhöhen die Tools Produktivität und Effektivität der Teamarbeit. Ein weiterer Baustein zum Erfolg bildet die Möglichkeit, dass sich alle Projektbeteiligten auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Was andere Menschen besser können, geht als Auftrag an die Firmen, bei denen sie arbeiten - wenn das eigene Unternehmen dafür keine Abteilungen besitzt. Das sind zum Beispiel die klassischen Büro- und Verwaltungsaufgaben, die ein professioneller Büroservice besser kann als die Projektverantwortlichen. Der Telefonservice ebuero nimmt Anrufe entgegen, koordiniert Termine, gibt standardisierte, mit dem Team abgesprochene Informationen weiter und mehr. Vergeben an solche Unternehmen wird nur das, was speziell dieses Projekt benötigt.

Zwischen Hierarchie und Teamarbeit

Projektmanagement funktioniert auch über die Konzentration auf einfache Basics - die gerade deswegen gerne übersehen werden. Diese Arbeit benötigt volles Engagement: Fehlt der Fokus, zeigen sich schnell Mängel bei Planung und Kontrolle. Nur bei ausreichender oder kompletter zeitlicher Freistellung von anderen Arbeiten kann die Leitung mit der nötigen Aufmerksamkeit planen und steuern. Der Gegensatz zwischen Linien- und Projektdenken enthält weitere mögliche Fehlerquellen. Entscheidungsbefugnisse sind häufig auf die Linie fixiert: Sie arbeitet das Tagesgeschäft mit Standardprozessen in hierarchischer Struktur ab. Projektarbeit aber fordert das Gegenteil davon: hohe Dynamik, Anpassungs- und Änderungsbereitschaft sowie Teamarbeit. Setzt sich überwiegend das Liniendenken durch, ist der Projekterfolg gefährdet. Auftraggeber und Linienführungskräfte müssen projektbezogen denken. Sie schaffen die Rahmenbedingungen für die notwendige Teamarbeit. Dazu kommt ein generelles Problem: Für Projektmanager gibt es kaum Karriereperspektiven. Das führt unter anderem dazu, dass Menschen ein Projekt leiten, für das ihnen Qualifikation und Erfahrung fehlen.

Handlungsfelder und Maßnahmen

Gutes Projektmanagement beschreibt Handlungsfelder und Maßnahmen. Auf dem Feld von Organisation und Rollen geht es unter anderem um die Verankerung des Projekts in die Unternehmensstruktur. Im Bereich von Methodik und Prozessen ist eine klare Antwort auf die Frage erforderlich: Welche Vorhaben besitzen Projektcharakter? Das Aufgabenfeld Training und Coaching bietet praxisorientierte Schulungsmaßnahmen an. Die Inhalte stützen sich auf die zuvor definierten Standards des Projektmanagements. Das Tool- und Multiprojektmanagement beantwortet die Frage: Welche IT-Tools und Plattformen kommen zum Einsatz? Zu guter Letzt folgt noch die Projektkultur: Sie bildet die Summe aller Verfahren in Projekten. Dazu zählt unter anderem ein konstruktiver, nutzbringender Umgang mit Fehlern.

Projektmanager: Kommunikator und Perfektionist

projektleiter hilfestellung

Der Erfolg auf diesem Arbeitsfeld hängt stark vom Projektmanager ab. Füllt er fünf sehr unterschiedliche Rollen sicher aus, läuft die Arbeit glatt bis zu einem guten Ende. Da ist die Funktion des Steuermanns: Er überprüft die planungsgerechte Ausführung und gleicht immer wieder den Stand der Dinge mit der Aufgabenstellung ab. Gefragt ist zweitens der führungsstarke Kapitän: Er pendelt die unterschiedlichen Interessen innerhalb des Projekts aus und nutzt den Input aller Team-Mitglieder. Als Visionär begeistert der Projektmanager alle Beteiligten und macht klar: Jeder Einzelne kann hier Akzente setzen, die für den Erfolg entscheidend sind - und sich für höhere Aufgaben im Unternehmen empfehlen. Aktiver Kommunikator ist eine weitere Rolle, die der Projektmanager einnimmt. Er sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Informationsstand sind, verteilt Lob und weist immer wieder auf die bereits erzielten Fortschritte und Erfolge hin. Zuletzt ist es noch die Rolle des Perfektionisten, die der gute Teamleiter ausfüllt. Dazu gehört auch der Rückblick nach Abschluss des Auftrages: ohne Schuldzuweisungen und in entspannter Atmosphäre. Alle Beteiligten sind eingebunden und tragen dazu bei, die gewonnenen Erfahrungen in das nächste Projekt einzubringen.

Zwischen Abwechslung und Motivation

Projektarbeit besitzt viele Vorteile - wenn sie vernünftig durchdacht, vorbereitet und durchgeführt wird. Sie bringt Abwechslung in den Arbeitsalltag, motiviert alle Beteiligten und bringt im besten Fall neue Organisationsstrukturen in das Unternehmen: Was für einen speziellen Kunden individuell erarbeitet wurde als sich so nicht wiederholender Einzelfall, enthält immer Elemente, die sich für weitere Aufgaben verwenden lassen. Werden die oben aufgeführten Strukturen nicht eingehalten, droht das Scheitern. Ein schlechtes Projektmanagement durchläuft fünf Phasen. Etwas augenzwinkernd formuliert - aber durchaus mit einem Kern Alltagserfahrung - stellen sie sich wie folgt dar. Auf Begeisterung folgt Ernüchterung, der Suche nach den Schuldigen folgt die Bestrafung der Unschuldigen. Am Ende steht dann die Belohnung der Unbeteiligten. Wichtig zu wissen ist: Zu viele Projekte zeitgleich nebeneinander gefährden alle Vorhaben - und: Nicht jede Aufgabenstellung benötigt eine Projektgestaltung. Manchmal sind eingespielte Abläufe mit Unternehmensroutine die bessere Lösung.

Fazit

Gutes Projektmanagement zeichnet sich aus durch vorausschauende Planung und kritischen Rückblick. Dazwischen liegen klare Strukturen, eindeutige Aufgabenzuweisung, transparente Kommunikation und der permanente Abgleich zwischen dem Soll- und dem Istzustand. Liegt all das in den Händen einer erfahrenen Projektleitung, steht am Ende der Erfolg.

 

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