Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer klaren Vision. Die erste und entscheidende Aufgabe besteht darin, das Projektziel eindeutig zu definieren.
Die Bedeutung dieser Anfangsphase liegt in der Planung und Organisation des gesamten Vorhabens. Je konkreter das Ziel formuliert ist, desto klarer werden die notwendigen Schritte, um es zu erreichen. Klar definierte Arbeitsabläufe ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit und tragen dazu bei, unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden sowie Ressourcen zu sparen. Die Festlegung von Verbindlichkeiten sorgt für Übersichtlichkeit, und eindeutige Zielvereinbarungen sind unverzichtbar, um Missverständnisse zu vermeiden und als Orientierungshilfe zu dienen.
Die effektive Steuerung von Projekten beginnt mit einem klaren Blick auf die Ziele. Hier setzt die SMART Formel als präzise Methode zur Zielsetzung im Projektmanagement an. Lassen Sie uns gemeinsam eintauchen in die Welt der klaren, messbaren und erreichbaren Ziele, die den Grundstein für erfolgreiche Projekte legen.
Projekt, Projektmanagement, Projektmanager
Ein Projekt ist ein geplantes Vorhaben mit dem Ziel, ein bestimmtes Produkt, eine Leistung oder ein konkretes Ziel zu erreichen. Im Gegensatz zu regelmäßigen Aufgaben zeichnen sich Projekte durch ihre Einmaligkeit, zeitliche und sachliche Begrenzung, Neuheit und Komplexität aus. Für die Umsetzung von Projekten ist eine spezielle Struktur notwendig, die sich von der normalen Linienorganisation unterscheidet. Dazu gehören hierarchieübergreifende Zuständigkeiten, die eine intensive Zusammenarbeit und Kooperation erfordern. Die Gesamtheit aller Projekte, die auf ein gemeinsames strategisches Ziel ausgerichtet sind, werden als Projektmanagement bezeichnet. Die Aufgabe des Projektmanagements besteht darin, komplexe Vorhaben erfolgreich zu realisieren. Dies umfasst die Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel, die notwendig sind für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Ein Projektmanager spielt dabei eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und Erfolgs des Projekts.
Das magische Dreieck: Ganzheitlicher Blick auf Ziele
Die Erfahrungsregel im Projektmanagement besagt, dass bei allen Planungen und Entscheidungen das „Magische Dreieck“ mit berücksichtigt werden muss. Die drei Zieldimensionen von Qualität, Zeit und Kosten sind kontinuierlich in der Projekttätigkeit zu berücksichtigen. Wird eines der Ziele vernachlässigt, wirkt es als Dominoeffekt auf die anderen Zieldimensionen. Häufig werden in Projekten lediglich die Hauptziele definiert. Zur Konkretisierung der Zieldefinition ist es darüber hinaus sinnvoll, weitere Zielbereiche zu formulieren. So hat die Darstellung von Nichtzielen eine bedeutsame Rolle zur Abgrenzung des Projektziels. Mittels der Fragestellung, welche Ziele nicht erreicht werden sollen, werden Projektgrenzen erkennbar. Zur Qualitätssicherung ist es hilfreich, Qualitäts- und Ergebnisziele zu benennen und sich mit der Frage zu beschäftigen, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Die Darlegung von Ressourcen- und Kostenzielen definiert das Budget für Personal- und Materialkosten des Gesamtprojektes. Eine weitere Rahmenbedingung ist das Festlegen von Zeit-, Termin- und Zwischenzielen.
Dabei ist nicht nur das Enddatum des Projektes wichtig, ebenso die Veranschaulichung von Zeitangaben einzelner Zwischenschritte. Die Auseinandersetzung mit der Frage, wie Probleme und Fehler innerhalb des Teams behandelt werden und welche Regeln für die Kommunikation gelten, sind effektive Maßnahmen zur Bewusstwerdung von Projektführungszielen. Dazu gehören auch, die Benennung der konkreten Aufteilung der Arbeitsfelder.
Projekterfolg steht und fällt mit klaren Zielen. Doch wie formuliert man sie richtig? Die SMART Formel liefert entscheidende Chancen für die erfolgreiche Zielerreichung. In der Literatur werden SMART Formel, Methode und Modell synonym verwendet. Zwar ist SMART eine Hilfestellung für die Konkretisierung von Zielformulierungen, beschreibt jedoch nicht, wie etwas funktioniert und stellt aus diesem Grund keine Methode dar.
Die SMART Formel im Projektmanagement
Werfen wir nun einen detaillierten Blick auf die einzelnen Kriterien der Smart Formel.
- spezifisch
Eine spezifische Formulierung der Ziele ist Voraussetzung, damit alle Beteiligten des Projektes die gleiche Vorstellung haben, was erreicht werden soll. Unpräzise und vage Formulierungen, sowie Verallgemeinerungen sind für die Zielführung nicht dienlich. Die Aussagen müssen konkret und präzise sein. Spezifische Ziele sind maßgeschneidert und können in einem anderem Kontext eine völlig andere Bedeutung haben. - messbar
Um feststellen zu können, ob ein Ziel erreicht wird, muss es so formuliert werden, dass es überprüfbar ist. Grundsätzlich gilt, wenn ein Ziel nicht messbar ist, ist es nicht zu erreichen. Anhand von messbaren Parametern können Ziele überprüft werden. Zusätzlich gibt die Beobachtung der Parameter jederzeit einen Hinweis, ob die Maßnahmen zur Zielerreichung führen oder die Distanz zur Zielerreichung größer wird. Nicht immer kann eine konkrete Zahl oder Größe zur Messung des Ziels benannt werden, so dass Ersatzgrößen gefunden werden müssen. Eine Kunden- oder Mitarbeiterbefragung kann als Instrument zur Messung der Zufriedenheit gelten. - attraktiv
Es ist bedeutsam, dass die Zielformulierung nicht nur attraktiv, sondern auch akzeptiert ist. Im Idealfall wird die Zielformulierung so gewählt, dass sie eine Herausforderung darstellt. Ziele, die wenig attraktiv erscheinen, wirken demotivierend. Auch wenn Projektziele nicht immer mit persönlichen Zielen übereinstimmen, so ist es zumindest einflussreich, den jeweiligen Sinn zu kommunizieren und den Projektnutzen transparent zu machen. - Realistisch
Um ein Ziel realistisch definieren zu können, ist es wichtig, die Ziele im Rahmen des Projektes aktiv beeinflussen zu können. Um die Zielsetzung gewährleisten zu können, darf das Ziel nicht zu hoch gesteckt werden. Utopische Ziele können nicht erreicht werden und lassen das Projekt scheitern.Eine realistische Zielsetzung beschreibt ergo die zur Verfügung stehenden Ressourcen in Bezug auf den zu erreichenden Sollzustand.
- terminiert
Jedes Ziel benötigt einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen es erreicht werden soll. Gleichzeitig ist die Terminierung, der Kontrollpunkt, an dem messbar gemacht werden kann, ob das gesetzte Ziel erreicht wurde. Dafür ist die Benennung eines konkreten Enddatums grundlegend.
Die SMART Formel in der Praxis
Angenommen, das Ziel eines Unternehmens ist eine Umsatzsteigerung von 20 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Diese Zielsetzung ist nicht nur konkret und spezifisch formuliert, sondern ermöglicht am Ende des Jahres auch eine klare Überprüfung der Zielerreichung. Die messbare Mehreinnahme wird als Reinvestition genutzt, was finanziell attraktiv ist und das Unternehmenswachstum fördert. Basierend auf einer vorangegangenen Mitarbeiterbefragung wird das Ziel als realistisch eingeschätzt, und der 31. Dezember dieses Jahres dient als festgelegtes Enddatum. Damit erfüllt dieses Beispiel sämtliche Kriterien der SMART Formel.
Die SMART Formel: Pro und Contra
Die SMART Formel unterstützt die Zielformulierung im Projektmanagement und bildet eine Grundlage für die Beurteilung der Zielerreichung. Als Akronym ist sie leicht einprägsam. Ein bedeutender Vorteil liegt darin, dass SMART Orientierung bietet und ein gemeinsames Verständnis im Projektteam fördert. Die Anwendung der SMART Formel ist flexibel, geeignet für kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele. Ein weiterer Pluspunkt ist die Förderung der Motivation, das geplante Ziel zum definierten Zeitpunkt zu erreichen. Andernfalls wird deutlich, wenn das Ziel im vorgegebenen Zeitrahmen nicht erreicht werden kann.
Bei den Nachteilen der SMARTEN Ziele ist zu beachten, dass sie begrenzt anwendbar sind. Die Ziele müssen bereits bekannt sein, da die SMART Formel keine Unterstützung im Prozess der Zielfindung bietet. Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass die Kriterien isoliert betrachtet werden, während Projektziele oft in komplexen Abhängigkeiten stehen. Im Projektmanagement strebt man drei voneinander abhängige Zieldimensionen an, wie Zeit, Kosten und Qualität, die in direkter Verbindung zueinander stehen. Realistische, attraktive Ziele müssen beispielsweise auch im Budget des Projekts liegen. Zudem betont die SMART Formel den Realismus der Zielformulierung und verfolgt daher eher gewöhnliche Ziele anstatt außergewöhnliche zu erreichen.
Die SMART Formel: Fazit und Ausblick
Zusammenfassend wird deutlich, dass der Erfolg eines Projektes maßgeblich von einer klaren Zielformulierung abhängt. Obwohl die SMART Formel dazu beiträgt, Ziele präzise zu formulieren, bedarf es weiterer Ergänzungen. Eine gelungene Zielformulierung ist kurz, klar und präzise und erfordert eine eindeutige Kommunikation, um falsche Interpretationen zu vermeiden.
In einem Projektteam, bestehend aus individuellen Persönlichkeiten, ist die Akzeptanz der Ziele entscheidend. Wenn Ziele aufgedrängt statt akzeptiert werden, verfehlt das Projekt bereits ein wesentliches Zielkriterium. Gute Zielformulierungen sollten anspruchsvoll und dennoch erreichbar sein, wobei Teamarbeit die Bereitschaft jedes Mitglieds, soziale Kompetenzen und eine effektive Kommunikation erfordert.
Der Zielfindungsprozess mit mehreren Personen ist zwangsläufig anspruchsvoll. Führungskräfte benötigen neben fachlichen und sozialen Fähigkeiten auch herausragende Führungsqualitäten, insbesondere in komplexen Strukturen wie internationalen Projekten, wo unterschiedliche Normen und Werte die Zielfindung erschweren können.
Personelle Engpässe im Projektalltag, bedingt durch Krankheits- oder Urlaubsausfälle, können Zeitverzögerungen verursachen und somit einen der drei Parameter des magischen Dreiecks im Projektmanagement beeinflussen. Änderungen an einem der Parameter haben Auswirkungen auf die anderen, was eine Anpassung erfordert, um die Projektziele zu erreichen. Die Gefahr von Projektauftragserweiterungen oder Ressourcenkürzungen birgt das Risiko des Projektscheiterns. Fehlende Pufferzeiten im Projektverlauf werden ebenfalls als Bedrohung für die Zielerreichung identifiziert.
Ob die Anwendung der SMART Formel tatsächlich zu erfolgreichen Projektzielen führt, bleibt Gegenstand weiterer Recherchen. Ein vielversprechendes Gebiet für vertiefte Analysen liegt in der Erforschung der Faktoren, die zum erfolgreichen Erreichen von Projektzielen beitragen.
Die Frage nach dem Einfluss kognitiver Prozesse und Emotionen auf die Zielerreichung im Projektmanagement eröffnet eine faszinierende Perspektive für zukünftige Erkenntnisse und Innovationen im Bereich der Projektführung.
Autor: Simone Mebdouhi, Heilpraktikerin für Psychotherapie
Thema: Die SMART Formel im Projektmanagement
Webseite: https://www.red-coach.de
Autorenprofil Simone Mebdouhi:
Als Heilpraktikerin für Psychotherapie leite ich meine eigene Praxis und habe Fachwissen gezielt durch Zusatzausbildungen wie Entspannungspädagogin und Resilienztrainerin vertieft. Mit abgeschlossenen Studium in Gesundheitspsychologie und Medizinpädagogik verknüpfe ich fundierte theoretische Grundlagen mit langjährigen praktischen Erfahrung als Gesundheits- und Krankenpflegerin im Kontext Psychiatrie. In der Rolle als Dozentin durfte ich in verschiedenen Bildungseinrichtungen Seminare, Fachunterricht und Ausbildungen gestalten.
