Kritikgespräch erfolgreich führen

Für viele Führungskräfte ist es eine der unangenehmsten Aufgaben in ihrem Job, bei einem Mitarbeiter Kritik zu üben oder kritisches Feedback zu seinem Verhalten oder Leistung zu geben.

Wenn Sie sich als Führungsperson darum drücken, ist aber niemand wirklich geholfen. Ganz im Gegenteil, es ist Ihre Aufgabe als Chef, einem Mitarbeiter eine Rückmeldung zu geben, dass sich etwas ändern muss, da sonst evtl. das ganze Team darunter leidet. Ebenso ist es wichtig jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich entwickeln zu dürfen. In diesem Artikel wollen wir uns anschauen, wie Sie das richtig, fair und sinnvoll durchführen können.

Was ist der Unterschied zwischen Kritik und Feedback?

Vielen Führungskräften ist der Unterschied zwischen Feedback und Kritik nicht klar. Feedback beutet erstmal nur „Rückmeldung“ (engl.). Das heißt, als Führungskraft geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine Rückmeldung über sein Verhalten, Leistung, Wirkung etc. Das kann sowohl positiv als auch kritisch sein. Im positiven Feedback bringen Sie zu Ausdruck, dass Sie oder das Unternehmen das Verhalten positiv wahrnehmen und den Mitarbeiter bestärken, sich weiterhin so zu verhalten.

Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Verhalten negativ oder eine Leistung ungenügend war, sprechen wir in der Regel von Kritik oder kritischem Feedback. Hierbei ist es wichtig zu unterscheiden:

• Wollen Sie dem Mitarbeiter eine Entwicklungsmöglichkeit aufzeigen oder zu einer Verhaltensänderung motivieren, geben Sie ein „kritisches Feedback“.
• Müssen Sie den Mitarbeiter jedoch auf ein Fehlverhalten hinweisen, da er Regeln verletzt hat, dann führen Sie ein „Kritikgespräch“.

Als erste Regel beachten Sie bitte, dass Sie Feedback und auch Kritikgespräche immer zeitnah und persönlich geben sollten.

Kritisches Feedback

Das kritische Feedback dient also dazu, den Mitarbeiter auf seinem Entwicklungsweg zu fördern und zu unterstützen. In diesem Gespräch zeigen Sie wohlwollend auf, in welchen Bereichen Sie z.B. Leistungsdefizite sehen und helfen dem Mitarbeiter gemeinsam Entwicklungsmöglichkeiten zu definieren, z.B. durch Schulungen, neue Aufgaben, Mentoring, Coaching etc. 

Viele Führungskräfte nutzen dabei die 3W Regel: 

Wahrnehmung - Wirkung – Wunsch.

Wichtig dabei ist, dass Sie in ICH-Botschaften sprechen, also „ICH habe wahrgenommen, …“, anstelle von „DU bist …!“

Hier ein einfaches Beispiel mit Standardsätzen:

Wahrnehmung:

"Ich habe wahrgenommen, ...(dass du während unseres Team Meetings öfters lustige Nebengespräche führst!)

Wirkung:

"Das wirkt auf mich / das Team,...(dass die Besprechung gestört wird und du scheinbar kein Interesse hast!)

Wunsch:

"Ich wünsche mir für die Zukunft, ...(dass du aufmerksam bleibst und dich per Handzeichen meldest, wenn du einen wertvollen Beitrag leisten möchtest.)

Das Kritikgespräch 

Es ist Ihre Aufgabe als Führungsperson, dass Sie Mitarbeiter auf Fehler oder schlechtes Verhalten aufmerksam machen und so eine positive Veränderung bewirken. Wenn Sie ein Kritikgespräch führen müssen, machen Sie deutlich, dass das Verhalten des Mitarbeiters nicht akzeptabel ist – er muss es ändern oder andernfalls mit Konsequenzen rechnen. 

Ein Kritikgespräch sollten Sie vor allem dann in Erwägung ziehen, wenn

• bei einem Mitarbeiter ein erhebliches Leistungsproblem vorliegt
• sich ein Mitarbeiter zum wiederholten Male negativ verhalten hat
• bei einem Mitarbeiter ein einmaliges massives Fehlverhalten zu beanstanden ist.

Somit muss ein Kritikgespräch folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:

• es liegt eine klar definierte Erwartungshaltung vor, z.B. in Form einer anerkannten Leitlinie, Unternehmensleitbild, Wertebild oder Verhaltensregel und
• es gab eine nachvollziehbare und nachweisbare Verletzung der Erwartungshaltung.

Mit diesen Tipps führen Sie erfolgreich und fair ein Kritikgespräch

als Führungskraft sollten Sie ein Kritikgespräch sorgfältig planen und durchführen. Hier sind einige Tipps für ein erfolgreiches Kritikgespräch:

Vorbereitung:

• Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt: Führen Sie das Gespräch zu einem Zeitpunkt, an dem der Mitarbeiter Zeit hat, sich auf das Gespräch vorzubereiten und darauf zu reagieren. Vermeiden Sie es, kurz vor einer wichtigen Präsentation oder Deadlines ein Kritikgespräch zu führen. Achten Sie darauf das Gespräch möglichst zeitnah zum Ereignis zu führen z.B. max. 3 Tage später.
• Führen Sie das Gespräch immer unter vier Augen, max. unter sechs Augen. Es ist sehr demütigend vor Kollegen oder Kunden gemaßregelt zu werden. Die Folgen können vielfältig sein, von Dienst nach Vorschrift bis zu innerer Kündigung oder Krankheit.
• Wählen sie einen abgeschlossenen oder abgetrennten Raum. Das kann Ihr Büro sein, es darf auch ein etwas abgelegener, ruhiger Besprechungsraum sein. Vermeiden Sie Gespräche zwischen Tür und Angel.

Zum Ablauf

Es ist empfehlenswert, wenn Sie sich Notizen zu den folgenden Punkten machen, bevor Sie in das Kritikgespräch gehen:

• Erläutern Sie dem Mitarbeiter kurz und knapp, was Sie wahrgenommen oder festgestellt haben an Hand von konkreten Beispielen (evtl. gibt es Zeugen oder Kollegen, die konkret vom Fehlverhalten betroffen sind). Seien Sie dabei so konkret wie möglich. Vermeiden Sie allgemeine Aussagen und konzentrieren Sie sich stattdessen auf konkrete Verhaltensweisen oder Leistungen, die verbessert werden müssen.
• Erklären Sie klar die Wirkung des Fehlverhalten des Mitarbeiters, z.B. wie die Leistung des Teams oder Betriebs beeinträchtigt wurde oder ein Mitarbeiter persönlich verletzt wurde durch eine Beleidigung.
• Sagen Sie dem Mitarbeiter, dass dieses Verhalten nicht den Regeln und Erwartungen des Unternehmens entspricht.
• Bitten Sie den Mitarbeiter, sein Verhalten in der Zukunft zu ändern. Nennen Sie konkret Ihre Erwartung in kurzen Sätzen.
• Hören Sie zu und lassen Sie dem Mitarbeiter ausreichend Zeit, um sich zu den kritisierten Punkten zu äußern.

Am Ende des Kritikgesprächs braucht es eine Abmachung oder einen Vertrag

• Suchen Sie gemeinsam nach einer Lösungen für die Probleme. Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er das in der Zukunft ändern könnte und was er dazu braucht. Bieten Sie Ihre Hilfe an.
• Setzen Sie konkrete Ziele und vereinbaren Sie einen Zeitplan für die Überwachung der Fortschritte, am besten in schriftlicher Form!
• Zeigen Sie die finalen Konsequenzen auf, wenn sich der Mitarbeiter nicht an die Abmachung hält.

Bringen Sie folgende Grundeinstellung mit in das Gespräch:

• Seien Sie respektvoll und vermeiden Sie beleidigende oder herabsetzende Sprache und behandeln Sie den Mitarbeiter mit Respekt.
• Gehen Sie davon aus, dass jeder Mensch seinem Handeln eine positive Absicht zu Grunde legt.
• Sehr oft löst ein Fehlverhalten von einem Mitarbeiter bei einer Führungskraft starke Emotionen aus wie Wut, Zorn oder Hass. Wenn Sie sich noch in diesen Emotionen befinden, dann verschieben Sie das Kritikgespräch auf einen etwas späteren Zeitpunkt. Schlafen Sie eine Nacht darüber.

Autor: Clemens Baumgartner, Leadership und Team Coach
Thema: Kritikgespräch erfolgreich führen
Webseite: https://www.baumgartner-coaching.de